Základní agenda, ve které získáváme osobní údaje, souvisí s přihláškami členek a členů do organizace. Pomocí přihlášky získáváme osobní údaje, které následně zpracováváme v rámci TaborISu - našeho základního informačního systému a primárního místa pro práci s osobními údaji.
Členské přihlášky a přihlášky na akce pro nečleny
Vzor členské přihlášky i přihlášky na akce naleznete zde v dokumentech. Jsou také přílohou Směrnice o nakládání s osobními údaji v ČTU. Kluby si mohou přihlášky upravit a doplnit o další údaje.
Vzhledem k tomu, že ČTU zpracovává osobní údaje z přihlášek pro účely vnitřní potřeby ČTU, jimiž jsou :
- vedení seznamů a evidence členů a účastníků akcí a předávání těchto údajů mezi organizačními jednotkami pro zajištění běžné činnosti ČTU;
- předávání osobních údajů partnerům a úřadům pro zajištění běžné činnosti ČTU, popř. jejího financování v rozsahu – jméno, příjmení, datum narození, (rodné číslo), bydliště;
stačí seznámit členy/přihlášené/jejich zákonné zástupce se způsobem a rozsahem zpracování osobních údajů v ČTU. K tomu slouží Poučení o zpracování osobních údajů v ČTU a o právech subjektů údajů, které je součástí přihlášky.
Souhlas se zpracováním osobních údajů
Naleznete ho zde v Dokumentech jako samostatný dokument (není součástí přihlášky)
Člen/přihlášený/jejich zákonný zástupce dává souhlas se zpracováváním osobních údajů pouze pro propagační a informační účely, a to:
- vytváření propagačních materiálů ČTU obsahujících osobní údaje členů a účastníků akcí (ročenky – výroční zprávy, brožurky, časopisy, statusy na facebooku, zprávy na webech ČTU) v rozsahu – jméno a příjmení a dále fotografie mé osoby samostatně, popř. ve skupině s jinými osobami bez připojení dalších osobních údajů;
- zasílání informací o pořádaných akcích, výrobcích, službách a dalších výstupech aktivit ČTU nad rámec běžné činnosti v rozsahu kontaktní údaje (e-mail, telefon);
V Poučení je seznámen s tím, že má právo:
- kdykoliv odvolat udělený souhlas zpracováním osobních údajů pro propagační a informační účely,
- vyžádat si informaci o tom, jaké osobní údaje jsou o něm zpracovávány,
- žádat výmaz osobních údajů, pro jejichž zpracovávání již dále není důvod.
Zpracovávání osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány v ČTU v souladu se zákonnými požadavky. Osobními údaji se rozumí zejména údaje uvedené v závazné přihlášce do ČTU, a dále další údaje, které se zapisují do TaborISu.
Do TaborISu mají přístup členové na základě své role v organizaci a odpovídajícího oprávnění. Zároveň podepisují, že rozumí svým povinnostem z titulu osoby pověřené pracovat s osobními údaji.
Související směrnice
Veškeré otázky zpracování a nakládání s osobními údaji v ČTU jsou upraveny ve Směrnici o nakládání s osobními údaji v ČTU.