Vedení účetnictví

Většina našich pobočných spolků vede jednoduché účetnictví (JÚ). JÚ mohou vést naše OJ díky tomu, že jsou spolky, nejsou plátci DPH a nemají obrovské příjmy (více jak milionové). Pobočný spolek se může případně rozhodnout pro vedení podvojného účetnictví, pokud mu to více vyhovuje. 

Základní spolek, ČTU, z.s. vede podvojné účetnictví.

Jednoduché účetnictví

Proč jednoduché - protože se veškeré účetní pohyby vedou na jednom účtě a jedná se buď o příjmy nebo o výdaje. V zásadě - vede se vše na peněžní bázi - peníze se buď vydají nebo se přijmou a jsou tedy výdajem či příjmem právě v tomto okamžiku (na rozdíl od podvojného účetnictví, kde se sleduje časové a věcné přiřazení výdaje/nákladu a příjmu/výnosu určitému účetnímu období). 

Jaké knihy musíte vést

Všechny níže uvedené účetní knihy jsou povinné, pokud pro ně má OJ náplň.

Peněžní deník

Nejdůležitější kniha v jednoduchém účetnictví. Zapisují se do něj veškeré příjmy a výdaje peněžních
prostředků, ať už na pokladně na účtě. Pro zápis do deníku jsou nutné doklady. Tím je dodržená zásada průkaznosti.
Přijaté a vydané faktury se do deníku nezapisují, zapisují se až jejich platby.

Peněžní deník obsahuje minimálně informace o:

  • peněžních prostředcích v hotovosti
  • peněžních prostředcích v bankách
  • příjmech a výdajích skutečně přijatých či zaplacených,
  • průběžných položkách 

Kniha pohledávek a závazků

Zaznamenávají se zde chronologicky jednotlivé závazky a pohledávky, včetně těch, které vyplývají z pracovněprávních vztahů. Ke konci roku pak obsahuje stav neinkasovaných pohledávek a neuhrazených závazků.

Další knihy

Tzv. pomocné, se vedou o těch složkách majetku, který daná jednotka má - dlouhodobý majetek, finanční majetek, zásoby nebo ceniny.

Doklady


Na dokladech tzv. „stojí“ celé účetnictví, proto jim věnujte dostatečnou pozornost a péči.

Pomocí dokladů se v účetnictví dokumentuje oběh (přírůstky, úbytky, stav) majetku a závazků. V případě, že doklady v účetnictví nebudou správné, úplné a kvalitní, bude takové i účetnictví.
Doklady v účetnictví lze rozdělit na dvě základní skupiny:
1. prvotní doklady,
2. účetní doklady

Typické prvotní doklady

  • paragon;
  • prodejka, stvrzenka, účtenka;
  • faktura;
  • výdejka ze skladu;
  • stvrzenka od příjmového pokladního dokladu;
  • výpis z běžného účtu;
  • inventarizační zápis;
  • nájemní smlouva

Připomínáme:

  • prvotní doklad musí být originální písemnost
  • prvotní doklady mají být trvalé, správné a úplné (pro eliminaci budoucí nečitelnosti doporučujeme kopírovat, skenovat)
  • na faktuře jako příjemce musí být vždy uveden OJ a jeho identifikační údaje (nikoliv vedoucí, který nákup zajišťoval)

Účetní doklady

Dokumentují vznik a pohyb (přírůstek či úbytek) výdajů/nákladů, příjmů/výnosů, majetku a zdrojů krytí.

Základní výčet účetních dokladů a situací, kdy vznikají, je tento:

  • Příjmový pokladní doklad v situaci příjmu peněz                               
  • Výdajový pokladní doklad v situaci výdeje peněz z pokladny            
  • Výpis z běžného účtu u příjmů a výdajů přes běžný účet 
  • Přijatá faktura u nákupu na fakturu
  • Vydaná faktura např. u faktury za účastnický poplatek   
  • Interní doklad u interní operace (např. odpisy majetku)

Připomínáme:

  • Každý účetní doklad musí mít vždy svůj název a to takový, aby z něj bylo možné řádně určit charakter dokladu.
  • Každý účetní doklad musí mít jednoznačnou identifikaci prostřednictvím svého čísla
  • musí být jasná vzájemná vazba prvotních a účetních dokladů

Podrobněji viz školení od naší místonáčelnice pro ekonomiku Jany.

Na co se často ptáte:

  • Může vedoucí zaplatit soukromou kartou? Ano, ale je třeba k účetnímu dokladu doložit sken pohybu na účtu daného vedoucího.
  • Můžeme poslat uhrazený výdaj (ať už kartou nebo v hotovosti) vedoucím na jeho účet? Ano, je vhodné to do účetního dokladu napsat

Archivace účetních záznamů

Povinnost archivovat účetní záznamy vyplývá ze zákona. Pečlivě provedená archivace ušetří čas a stres nejenom OJ, ale i ústředí, zejména v případech kontrol od MŠMT, finančního úřadu nebo NKÚ.

Jaké lhůty je třeba dodržet:

  • 30 let pro mzdové listy a účetní záznamy, které slouží pro důchodové zabezpečení (to se asi OJ zpravidla netýká)

  • 10 let pro

    účetní závěrku (tj. rozvaha, výkaz zisku a ztrát, příloha v účetní závěrce pro “podvojné” účetnictví, přehled o majetku a závazcích a přehled o příjmech a výdajích pro jednoduché účetnictví.)

  • 5 let pro: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a inventarizační zápisy, účtový rozvrh,

    záznamy dokládající formu vedeného účetnictví (např. tedy účetní software, písemné záznamy apod).

Archivační lhůta začíná běžet od začátku následujícího účetního období po tom období, kdy účetní záznamy vznikly. Příklad: Účetní doklad z roku 2010 za nákup potravin na tábor (bez dotace) archivuji v letech 2011 - 2015 a v roce 2016 jej mohu skartovat.

POZOR!

Poskytovatelé dotací mohou kontrolovat využití prostředků až 10 let. Proto je záhodno účetní záznamy dokládající využití dotačních prostředků archivovat v “prodloužené” lhůtě 10 let.
 
Účetní záznamy mohou být uchovány jak v papírové, tak v elektronické podobě. Po celou dobu je zásadní zajistit čitelnost dokladu, v případě elektronického dokladu technický přístup k němu.

 

V čem vést účetnictví

Máte čtyři možnosti:

  • ručně
  • v excelu
  • v počítačovém programu
  • v online aplikaci

Ručně

Doporučujeme pouze v případě, kdy jste malá OJ a máte ročně relativně málo účetních pohybů. Nevýhodou je nemožnost vytáhnout automaticky z účetnictví různé přehledy (např. přehled o příjmech a výdajích, přehled o majetku a závazcích - pro uložení do svírky listin) a analýzy.

Pro účely ručního vedení lze zakoupit  peněžní deník např. v SEVTu - zde nebo zde, dále knihu přijatých faktur a knihu vydaných faktur.

V excelu

Opět vhodné pro účetnictví s menším množstvím položek. Na internetu je možné si stáhnout zdarma, někdy za poplatek.

Například zde Podnikatel.cz: Deník příjmů a výdajů

nebo zde JUNO - jednoduché účetnictví neziskových organizací

V počítačovém programu

Nejpopulárnějšími účetními systémy v České republice jsou POHODA, HELIOS a Money. Zajímavé srovnání poskytuje tato stránka, kde jsou vyhodnoceny jako nejlepší účetní programy roku 2023 Pohoda, ABRA FlexiBee a LP-soft Profit. Tyto programy jsou ale pro naše účely dosti drahé a zbytečně robustní.

V online aplikaci

Pro účely vedení účetnictví naši pobočných spolků doporučujeme systém ESO/Skeleton, který je projektem České rady dětí a mládeže, a je šitý na míru neziskovým organizacím, klubům oddílům pracujícím s dětmi a mládeží. 

Výhody: 

  • nízká cena (660 Kč ročně pro naše OJ, neboť ČTU je členem ČRDM)

  • podpora facebookové skupiny, kde se lze ptát

  • tutorialy na youtube

  • možnost dávat podněty na vylepšení systému na tomas.hurt@crdm.cz

  • přístup na jakémkoliv zařízení, přes internet; možnost více přístupů a jejich nastavení v rámci OJ

Přílohy