Komunikační tipy
- Vytvořte si s oddílovou radou (či jakkoliv nazýváte „řídící jádro“ oddílu) komunikační strategii.
- Informace posílejte domluveným způsobem (e-mailovou konferencí, vyvěšením na stránky apod.).
- Určete jednoho člověka, který má akci na povel a který přijímá omluvy a odpovídá na dotazy.
- Využijte aplikace typu doodle, google formuláře, kam rodiče přehledně zaznamenají účast dětí nebo je přihlašují.
- Vše co nejvíce zjednodušte a zpřehledněte.
- Trvejte na vytvořeném systému.
- Starší děti již můžete zařadit do komunikace napřímo (pozor na věková pravidla elektronických nástrojů)
Novinka v TaborISu, kterou připravujeme od příštího roku
hromadná e-mailová komunikace
O čem rodiče členů informovat
Nezbytné minimum:
- konání a rušení družinových a oddílových schůzek, akcí, výprav a táborů
- organizační záležitosti – přihlášky, členské příspěvky,...
Nadstandard:
- fotky a informace z akcí a schůzek
- přehledy doporučeného vybavení
- nabídka / burza použitého vybavení
- informace o dalších aktivitách mimo oddíl (kurzy, oblastní a celotábornické akce, Porta, Brána...)
Jaký komunikační nástroj použít
- osobní komunikace - Přímá domluva s rodiči nebo se staršími členy je vždy nejrychlejší a nejsnazší cestou. Během chvilky můžeme vysvětlit důležité informace, předat pokyny nebo namotivovat členy k účasti na akci. Nikdy by neměla chybět - měla by být základem veškeré komunikace. Pokud jí doplníme tím, že si informace členové zapíšou, můžeme eliminovat snadno její nevýhody.
- lístečky - nechat děti zapsat si podrobnosti do vlastních zápisníků, bloků, případně i telefonů. (Ne všechny děti ale umí psát a ne vždy je na to čas). Snazší metodou je tak napsat, nakopírovat nebo vytisknout vlastní lístečky s potřebnými informacemi a ty pak předat přímo nebo přes děti rodičům.
- nástěnka nebo vývěsní skříňka na klubovně, či v klubovně na chodbě. Rodiče mohou přečíst při čekání na děti.
- telefonická komunikace - Má podobné výhody jako osobní komunikace. Nevýhoda se projeví v případě, kdy potřebuje informovat větší počet členů.
- e-mail, whatsupové skupiny apod. - je dobré vést si seznam kontaktů na rodiče každého člena oddílů. Základem je jedno telefonní číslo a jedna e-mailová adresa (doporučujeme v TaborISu). Díky číslu můžeš rozesílat hromadné SMS, které se hodí na krátké, věcné sdělení. E-maily se zase hodí na delší, oficiálnější zprávy. Ani u jednoho nemáš jistotu přečtení, ale můžeš například vhodným způsobem požádat rodiče, aby ti příjem zprávy potvrdili.
- FB stránky, webové stránky - Ne všechny informace je vhodné na ně dávat.
Kdo bude za oddíl komunikovat
Kdo bude za oddíl komunikovat záleží na zvoleném způsobu informování, ale i na velikosti oddílu. Důležité je, aby rodiče jednoznačně věděli, kdo a jak jim bude informace poskytovat a na koho se mají s jakými dotazy obracet.
Není snad horší situace než ta, kdy s rodiči komunikují “tak nějak” všichni členové vedení, ale zároveň za tuto komunikaci nikdo nezodpovídá. Některé informace tak dostane rodič několikrát (ideálně v několika variantách) a některé vůbec.
Interní sdělení vs. veřejná informace
Pečlivě zvažujte, co z interních sdělení do veřejné komunikace typu nástěnka, FB, klubový web, Instagram zařadíte.
Důslednost a vyhodnocení úspěšnosti komunikace
Komunikační strategie nebude fungovat sama o sobě. Je potřeba vytrvalost a důslednost. Pokud nastavený systém nebude hned fungovat, nerezignujte a neměňte ho hned. Dejte tomu čas.
To, že není vhodné měnit způsob komunikace po prvním měsíci jeho fungování, je zřejmé. Neznamená to však, že bychom neměli naši strategii průběžně vyhodnocovat a přizpůsobovat okolnostem.